SISTEM INFORMASI DALAM MANAJEMEN

                                                           SISTEM INFORMASI

• Sistem Informasi dalam Proses Manajemen

Manajemen biasanya didefinisikan sebagai empat fungsi manajer, yaitu perencanaan, pengorganisasian , kepemimpinan , dan pengendalian. Jadi,dapat dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses. Proses merupakan suatu cara sistematik yang sudah ditetapkan untuk melakukan kegiatan. Dengan merujuk pada definisi diatas, maka manajemen berarti suatu proses yang menekankan keterlibatan dan aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Untuk mendukung proses manajemen tersebut, dibutuhkan System Informasi  (SI) yang menjadi poros untuk mengalirkan informasi dengan lancar agar proses- proses  itu dapat berlangsung secara berkesinambungan dan teratur.   

 

• Perkembangan system Informasi

SI memainkan peran kritis dalam perusahaan – perusahaan. Pada mulanya SI digunakan untuk meningkatkan kualitas manajerial, sehingga sering disebut  Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang kemudian dikembangkan terus seiring dengan perkembangan TI. Adapun tahapan perkembangan tersebut adalah sebagai berikut:

o    Sistem Informasi Tradisional

o    Sistem Informasi Berbasis Komputer

o    Sistem Informasi Berbasis Jaringan Perkantoran

o    Sistem Informasi Lintas Platform

• Tahap-Tahap Pembangunan Sistem Informasi

v  Visi Dasar

Untuk membangun sebuah SI, para pebisnis harus memiliki visi yang kuat, karena visi berfungsi memberi arah dari suatu proses. Membangun SI, bukan hanya mengkomputerisasi prosedur tradisional didalam perusahaan yang kemudian dihubungkan kejaringan computer dan internet.Visi pembangunan SI lebih dari itu, yaitu meliputi:

1.              Adanya keinginan yang kuat dan konsistensi untuk membangun aliran data dan informasi yang lancar, sistematis, sederhana dan akurat , mampu memberikan respon, mengolah dan mennghasilkan keluaran yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dan control manajemen bagi pihak manajerial.

2.              Pembangunan jaringan computer yang mampu mengalirkan data dan informasi dari berbagai terminal yang melayani transaksi menuju kepusat pengolahan data dan mendistribusikan hasil pengolahan ke departemen terkait dengan cepat, aman dan akurat.  

3.              Perluasan jaringan kerja dan pasar  melalui pembangunan SI eBusiness , dimana supplier, rekanan kerja dan konsumen dapat melakukan hubungan dan transaksi bisnis  dengan mobilitas tinggi. Misalnya pihak universitas membangun SI pembayaran biaya kuliah yang terintegrasi dengan perusahaan perbankan mitra kerjanya.

4.              Mempersiapkan diri memasuki era persaingan global  melalui pembangunan SI berbasis peraturan-peraturan standar internasional. Standar-standar tersebut tampaknya sepele, tetapi telah menjadi kesepakatan global masyarakat dunia, seperti penulisan tanggal dengan format mm/dd/yy, format pesan kesalahan atau message box lainnya. Bila standarisasi tersebut dipatuhi, maka perusahaan dapat membangun kerjasama dengan mitranya dari luar negeri dan memantapkan posisinya ditengah kompetisi global yang ketat.

v  Tahap-Tahap Pembentukan Sistem  Informasi, yang meliputi :

1.              Membangun system pemrosesan transaksi melalui pembangunan kantor elektronik seoptimal mungkin.

2.              Membangun SIM berbasis jaringan computer

3.              Membangun System Pendukung Keputusan  (SPK)

4.              Mengembangkan SI yang bersifat lintas platform

v  Pemodelan System

Untuk membangun SI yang besar dan kompleks, tim pembuat system perlu membuat model guna menggambarkan dan mengkonsumsikan  secara sederhana rancangan system yang dibuatnya kepada pengelola perusahaan, agar system dapat dipahami dan dikoreksi.

v  Kegagalan System Informasi

Adapun faktor-faktor penyebab kegagalan, antara lain :

1.              Kebanyakan orang memandang SI adalah hal yang paling utama dan penting, sementara mereka melupakan komitmen dan konsistensi terhadap materi informasi, produk dan respon layanan kepada konsumen.

2.              Pengelola perusahaan merasa bahwa pembangunan SI merupakan tugas dan kewajiban departemen TI sehingga segala sesuatu bahkan yang sifatnya kebijakan, diserahkan sepenuhnya ke departemen TI dan notabene orang tekhnik dan bukan perumus strategi perusahaan.

3.              Konsentrasi ahli SI sering lebih terarah pada penggunaan teknologi TI terbaru dan kemudahan bagi dirinya dalam melakukan pemrograman daripada menyusun prosedur pengolahan data yang valid dan jitu. Akibatnya pemakai sering mengalami kesulitan dalam pengoperasian karena mereka harus menyesuaikan dengan kemauan pembuat system.

4.              Interface SI sering kali kurang interaktif, komunikatif dan agak sulit digunakan oleh pemakai karena interface sering dibangun berdasarkan selera dan kemampuan bahasa pembuatnya.

5.              Seluruh komponen perusahaan masih membutuhkan waktu untuk  beradaptasi terhadap perubahan SI tradisional menjadi berbasis TI.  

• Keamanan Sistem Informasi dan Etika

Ø  Kontrol SI, terdiri dari :

·                  Pengendalian Input

·                  Pengandalian Proses

·                  Pengandalian Output

·                  Pengandalian Penyimpanan

Ø  Kontrol Prosedural

Untuk menjaga agar layanan informasi cukup aman, maka selain control SI, dibutuhkan control procedural yang mengatur prosedur pengoperasian administrasi kepegawaian yang efektif, dan rapi, pelaksanaan kegiatan rutin, dan pembagian tugas diantara pengelola SI yang rapi dan disiplin.

Administrasi kepegawaian yang baik akan menjamin keamanan SI tanpa harus dipaksakan. Administrasi ini dapat  dimulai dari adanya aturan tertulis bagi semua pemakai computer pada perusahaan mengenai tata cara pengoperasian yang aman. Peraturan ini dapat berupa larangan untuk membawa makanan dan minuman di dekat computer, karena dapat mengundang resiko tumpahnya air dan minyak ke peralatan computer yang ada.

Ø  Kontrol Fasilitas dan Usaha Pengamanan

Kontrol fasilitas merupakan usaha untuk melindungi fasilitas fisik SI berbasis TI  dan segala peralatan pendukungnya dari kerusakan dan pencurian. Pusat- pusat computer dan layanan informasi sangat peka terhadap ancaman semacam ini, termasuk didalamnya hal-hal yang disebabkan oleh kecelakaan, bencana alam, sabotase, dan pemakaian oleh user yang tidak berhak. Dalam hal ini,penjagaan secara fisik dan bentuk-bentuk pengendalian yang lain sangat diperlukan untuk melindungi hardware dan software, jaringan dan sumber data yang vital.

Beberapa upaya control fasilitas yang dapat dilakukan antara lain melakukan kompresi agar dapat menjaga tingkat kepadatan lalu lintas data dalam jaringan, enkripsi, dan dekripsi untuk menjaga keamanan data baik yang tersimpan dalam harddisk maupun yang melintas dalam jaringan.